Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca, zwana również korektą faktury, to dokument niezbędny w sytuacjach, gdy pierwotnie wystawiona faktura zawiera błędy lub zaszły zmiany w transakcji. Jak wydać fakturę korygującą zależy od konkretnej przyczyny korekty. Najczęstsze powody to pomyłki w danych nabywcy, kwotach, stawkach VAT, ilości towarów lub usług, a także zwroty towarów, udzielone rabaty czy zmiany cen. W każdym z tych przypadków korekta ma na celu doprowadzenie dokumentacji księgowej do zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
Elementy obowiązkowe faktury korygującej
Faktura korygująca musi zawierać pewne kluczowe informacje, które pozwalają na jednoznaczne powiązanie jej z fakturą pierwotną. Oprócz danych sprzedawcy i nabywcy, istotne jest podanie numeru i daty wystawienia faktury pierwotnej, której korekta dotyczy. Należy również wyraźnie wskazać przyczynę korekty, np. „Zwrot towaru” lub „Udzielony rabat”. Oprócz tego, korekta musi zawierać poprawne dane dotyczące towarów lub usług, kwot netto i brutto, oraz stawek VAT. Precyzyjne wypełnienie wszystkich pól jest kluczowe dla prawidłowości dokumentacji księgowej.
Jak technicznie wystawić korektę?
Jak wydać fakturę korygującą zależy w dużej mierze od tego, jak wystawiasz faktury na co dzień. Jeżeli korzystasz z programu do fakturowania, proces ten zazwyczaj jest uproszczony. Program pozwala na wyszukanie faktury pierwotnej i wygenerowanie korekty na jej podstawie. Należy wprowadzić poprawne dane w odpowiednich polach, a program automatycznie obliczy różnice. W przypadku ręcznego wystawiania faktur, należy samodzielnie przygotować dokument korekty, pamiętając o wszystkich obowiązkowych elementach i prawidłowym wyliczeniu kwot.
Sposób ujęcia korekty w księgach rachunkowych
Sposób ujęcia faktury korygującej w księgach rachunkowych zależy od przyczyny korekty i jej wpływu na podstawę opodatkowania. Zasadniczo, korekta zmniejszająca (in minus) podstawę opodatkowania musi być ujęta w księgach w okresie, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. W przypadku korekt zwiększających (in plus), ujęcie następuje w okresie wystawienia korekty. Ważne jest, aby prawidłowo udokumentować proces korygowania i zachować dowody odbioru korekty przez kontrahenta.
Faktura korygująca a nota korygująca – różnice
Często mylone są faktury korygujące i noty korygujące. Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedawcę w celu poprawienia błędów w fakturze pierwotnej. Natomiast nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę, ale tylko w celu poprawienia drobnych błędów formalnych, takich jak błędy w adresie, NIP-ie lub numerze zamówienia. Nie można za pomocą noty korygującej poprawić kwot, stawek VAT ani rodzaju towaru/usługi. W takich przypadkach konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej
Otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej, szczególnie w przypadku korekt zmniejszających podstawę opodatkowania, jest kluczowe. Brak takiego potwierdzenia może skutkować problemami w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Potwierdzeniem może być podpisana kopia faktury korygującej, mail z potwierdzeniem odbioru, czy też inny dokument potwierdzający, że nabywca zapoznał się z treścią korekty. Jak wydać fakturę korygującą to jedno, ale uzyskanie potwierdzenia jej odbioru to kolejna ważna kwestia.
Korekta faktury a ewidencja VAT
Faktury korygujące mają bezpośredni wpływ na ewidencję VAT. Korekty zmniejszające podatek należny i naliczony muszą być odpowiednio ujęte w deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. Korekty zwiększające podatek należny i naliczony ujmuje się w deklaracji VAT za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą. Należy zwrócić szczególną uwagę na daty i kwoty, aby uniknąć błędów w rozliczeniach z VAT.
Archiwizacja faktur korygujących
Faktury korygujące, podobnie jak faktury pierwotne, podlegają obowiązkowi archiwizacji. Należy przechowywać je przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku faktur korygujących istotne jest, aby przechowywać je razem z fakturami pierwotnymi, których dotyczą, oraz z potwierdzeniami odbioru korekt przez nabywców. Prawidłowa archiwizacja dokumentów ułatwia kontrole skarbowe i pozwala uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
